HR und Personal-

entwicklung 

Ausgangslage

Ein KMU mit 80 Mitarbeitenden in der Industrie ist schnell gewachsen, dabei sind die Prozesse in der Organisations- und Personalentwicklung nicht prioritär behandelt worden. Die Prozesse waren nicht mehr effizient genug, dies machte sich in der Rekrutierung, im Onboarding sowie in den internen Prozessen bemerkbar. Die Zufriedenheit der Führungskräfte sowie der Mitarbeitenden war nicht mehr gegeben.

Konkret:

Ineffiziente Personalentwicklungsprozesse durch manuelle, zeitaufwändige Methoden
Schwierigkeit bei der Identifikation von Talenten und deren gezielter Förderung
Hoher administrativer Aufwand im Bereich HR, kein Fokus auf Mitarbeitergewinnung
Unzureichende Datenbasis zur Entscheidungsfindung

Zielsetzung

Durch den Einsatz von Digitalisierung und KI wurden folgende Ziele erreicht:

Effizienzsteigerung der HR-Prozesse um 30 %
Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit um 20 %
Gewinnung der besten Mitarbeiter:innen durch eigens entwickelte Prozesse
Optimierung der Personalentwicklung durch datenbasierte Entscheidungen

Lösungsansatz

Recruiting:

Zweit-Analyse von Bewerberdaten zur Identifikation der besten Kandidaten sowie individuelle Erstellung von Mini-Assessments

Personalentwicklung:

Personalisierte Lern- und Entwicklungspläne durch Analyse der individuellen Stärken und Schwächen

Performance:

Erstellung diverser Dokumente und Texte für den Einsatz in der Personalkommunikation sowie Implementierung einer umfassenden HR-Software.

HR-Analytics:

Nutzung von Datenanalysen zur Identifikation von Trends und Mustern, die die Entscheidungsfindung unterstützen.

Vorgeschlagener Zeitplan:

Monat 1-2:
Analyse der aktuellen Prozesse sowie Erstellung Massnahmenplan

Monat 3-4:
Implementierung, Integration sowie Schulungen und Testphase

Monat 5-6:
Erfolgsmessung

Kosten-Nutzen-Analyse

Kosten:

Software: 9’000.- pro Jahr
externe Implementierungskosten: CHF 24’000.-

Nutzen:

Zeitersparnis durch Automatisierung: ca. 380 Stunden/Jahr, geschätzte Einsparung CHF 19’000 pro Jahr
Erhöhte Mitarbeitermotivation und -bindung durch gezielte Entwicklung: Reduktion der Fluktuationsrate, Einsparung ca. CHF 15’000 pro Jahr
Bessere Entscheidungsfindung: Qualitative Verbesserung nicht direkt quantifizierbar, jedoch potenziell hohe strategische Bedeutung.

Mit den Implementierungskosten von CHF 24’000 und jährlichen Software-Kosten von CHF 9’000 belaufen sich die Gesamtkosten im ersten Jahr auf CHF 33’000. Bei jährlichen Einsparungen von CHF 34’000 ergibt sich eine Amortisationszeit von etwa 11,6 Monaten, womit die Investition knapp unter einem Jahr vollständig amortisiert ist.

Risiken und Massnahmen

Risiken:

Implementierungsprobleme: Verzögerungen und Mehrkosten
Akzeptanzprobleme bei den Mitarbeitenden: Widerstand gegen neue Technologien
Datenschutzbedenken: Sensible Mitarbeiterdaten

Massnahmen:

Pilotphase zur Erprobung und Anpassung
Umfassende Schulungen und Change-Management-Prozesse
Strikte Einhaltung der Datenschutzrichtlinien und -gesetze

Schlussfolgerung und Empfehlung

Die Einführung von Digitalisierung und KI im HR und in der Personalentwicklung hat dem Unternehmen die Möglichkeit gegeben, interne Prozesse deutlich zu optimieren, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und damit die langfristige Wettbewerbsfähigkeit als KMU zu sichern. Durch effizientere Abläufe, eine gezieltere Personalentwicklung und schnellere Entscheidungsfindung kann das Unternehmen flexibler auf Marktveränderungen reagieren und qualifizierte Talente besser halten. Erfahrungen zeigen, dass sich ein solches Projekt ab einer Unternehmensgrösse von etwa 20 Mitarbeitenden lohnt.

Testimonials

„Seit wird das Recruiting auch durch digitale Prozesse und die Einführung von KI professionalisiert haben, finden wir erfolgreich die richtigen Mitarbeiter:innen. Unsere Prozesse sind allgemein schlanker und effizienter geworden.“

Reto Bonderer, CTO, smarterion ag

„Mit der Einführung von KI haben wir entscheidende Fortschritte gemacht, die wir jeden Tag spüren. Wir sind zielgenauer und sparen gleichzeitig Ressourcen ein, entscheidend für einen KMU in unserer Grösse.“

Thomas Stepan, CEO, smarterion ag

FAQ

Wie kann KI unsere Mitarbeiterentwicklung und Weiterbildungsprogramme verbessern?

KI kann die Mitarbeiterentwicklung und Weiterbildung in KMUs auf mehrere Arten optimieren:

Personalisierte Lernpfade: KI-Systeme analysieren individuelle Fähigkeiten, Lernstile und Karriereziele, um massgeschneiderte Weiterbildungspläne zu erstellen. Dies erhöht die Effizienz und Relevanz des Lernens.
Skill-Gap-Analyse: KI kann aktuelle Kompetenzen der Mitarbeiter mit zukünftigen Anforderungen vergleichen und Qualifikationslücken identifizieren. So können Sie gezielt in relevante Weiterbildungen investieren.
Adaptive Lernplattformen: KI-gestützte E-Learning-Tools passen Lerninhalte und -tempo an den individuellen Fortschritt an, was zu besseren Lernergebnissen führt.
Automatisierte Leistungsbewertung: KI kann Leistungsdaten analysieren und objektive Einschätzungen liefern, die als Basis für Entwicklungsgespräche dienen.
Prognose von Weiterbildungsbedarf: Durch die Analyse von Markttrends und Unternehmenszielen kann KI zukünftige Kompetenzanforderungen vorhersagen und bei der strategischen Personalentwicklung unterstützen.

Implementierung:

1. Wählen Sie eine KI-gestützte Lernplattform, die zu Ihren Unternehmenszielen passt.

2. Führen Sie eine umfassende Skill-Gap-Analyse durch.

3. Entwickeln Sie personalisierte Lernpläne basierend auf den KI-Erkenntnissen.

4. Schulen Sie Führungskräfte in der Nutzung von KI-Tools für Mitarbeiterentwicklung.

5. Etablieren Sie ein kontinuierliches Feedback-System zur Optimierung der KI-Empfehlungen.

Wie können wir KI nutzen, um unsere Organisationsstruktur und -kultur an die digitale Transformation anzupassen?

KI kann bei der Anpassung der Organisationsstruktur und -kultur an die digitale Transformation wertvolle Unterstützung leisten:

Organisationsanalyse: KI-Algorithmen können komplexe Daten über Arbeitsabläufe, Kommunikationsmuster und Entscheidungsprozesse analysieren, um Ineffizienzen und Verbesserungspotenziale in der Organisationsstruktur aufzudecken.
Szenario-Planung: KI kann verschiedene Organisationsmodelle simulieren und deren potenzielle Auswirkungen auf Effizienz und Innovation prognostizieren.
Kulturelle Anpassung: Durch die Analyse von Mitarbeiterfeedback, Kommunikationsmustern und Leistungsindikatoren kann KI Einblicke in die bestehende Unternehmenskultur geben und Bereiche identifizieren, die für die digitale Transformation gestärkt werden müssen.
Change-Management: KI-Tools können den Fortschritt von Veränderungsinitiativen in Echtzeit verfolgen und Empfehlungen zur Optimierung geben.
Agile Teambildung: KI kann bei der Zusammenstellung cross-funktionaler Teams helfen, indem sie Fähigkeiten, Erfahrungen und Persönlichkeitstypen optimal kombiniert.

Implementierungsschritte:

1. Führen Sie eine KI-gestützte Analyse Ihrer aktuellen Organisationsstruktur und -kultur durch.

2. Identifizieren Sie Bereiche, die für die digitale Transformation kritisch sind.

3. Nutzen Sie KI-Prognosen, um verschiedene Reorganisationsszenarien zu evaluieren.

4. Implementieren Sie KI-gestützte Feedback-Systeme, um die kulturelle Entwicklung zu überwachen.

5. Schulen Sie Führungskräfte in der Interpretation und Nutzung von KI-generierten Erkenntnissen für organisatorische Entscheidungen.

6. Etablieren Sie eine Kultur der kontinuierlichen Anpassung, unterstützt durch KI-Analysen und Empfehlungen.

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